DEHB'de e-posta ve mesaj felci
İki dakikada cevaplanacak bir mesajın üç hafta bekletilmesi. Neden oluyor, gecikmenin kendisi neden büyüyor ve gelen kutusunu nasıl yönetilebilir kılarsın.
Bu yazıda 5 bölüm var
Bir mesaj geliyor. Okuyorsun. Cevabı biliyorsun. İki cümle sürecek.
Üç hafta sonra hâlâ cevaplamamışsın ve artık cevaplamak imkânsız hissettiriyor.
Bu tabloya DEHB topluluğunda e-posta felci deniyor.
Neden bu kadar büyüyor
Açık kalan döngü. Okunmuş ve cevaplanmamış bir mesaj zihinde açık bir dosya olarak duruyor. Sayısı arttıkça yük artıyor. Bu, zihinsel yükün en somut kaynaklarından biri.
Erteleme duygu düzenlemedir. Sirois ve Pychyl'in (2013) çerçevesi burada çok işe yarıyor: erteleme, zaman yönetimi sorunu olmaktan çok o anki rahatsızlıktan kaçınma davranışı. Mesajı açmak küçük bir rahatsızlık üretiyor, ertelemek onu anında ortadan kaldırıyor.
Gecikme kendi kendini besliyor. Bir günlük gecikme kolay kapanıyor. Üç haftalık gecikmenin üstüne bir de açıklama borcu biniyor ve mesaj artık iki cümlelik bir iş olmaktan çıkıyor.
Kesinti maliyeti. Mark ve arkadaşlarının (2008) çalışması, bölünmüş çalışmanın hem hızı hem stresi artırdığını gösteriyor. Sürekli açık bir gelen kutusu, günü sürekli bölünmüş hâle getiriyor.
Mesaj bekledikçe büyümüyor. Mesajın etrafındaki utanç büyüyor.
Cevaplamayı kolaylaştıran şeyler
Kısalt. Uzun ve özenli bir cevap yazma isteği, cevabı hiç yazmamaya yol açıyor. "Aldım, bu hafta bakıp döneceğim" tam bir cevap.
Özür paragrafını at. Geciken mesajlarda en çok vakit alan kısım gecikmeyi açıklamak oluyor. Tek cümle yeterli: "Geç kaldım, kusura bakma." Sonra doğrudan konuya gir. Uzun açıklama hem yazması zor hem okuyan için gereksiz.
Tek dokunuşta karar ver. Bir mesajı açtığında dört seçenekten birini uygula: cevapla, ertele ve tarih ver, birine yönlendir, sil. Açıp kapatmak beşinci seçenek olarak duruyor ve en pahalısı bu. Sözlükte tek dokunuş kuralı.
Toplu bir saat belirle. Gün içinde iki sabit aralık. Gelen kutusunun sürekli açık olması, günün her dakikasını bölünmeye açık bırakıyor.
Bildirimleri kapat. Bu listedeki en tek seferlik ve en etkili müdahale.
Yığılmış gelen kutusu
Yüzlerce cevaplanmamış mesaj varsa hepsini temizleme fikri işi büsbütün imkânsız kılıyor. İşe yarayan yaklaşım şu:
- Belirli bir tarihten eskisini bir klasöre taşı ve arkana bakma. Gerçekten önemli olan geri dönüyor.
- Kalan listeden yalnızca beş tanesini seç.
- Beşini bugün cevapla, kısa cevaplarla.
- Yarın beş tane daha.
Bu, kusursuz bir çözüm olmayabilir. Ama yapılabilir bir çözüm ve yapılabilir olan, kusursuz olandan üstün.
Telefon ve sesli mesaj
Bazı insanlar için yazmak zor, konuşmak kolay. Bazıları için tam tersi. Kendi kolay kanalını bilmek ve mümkün olduğunda onu kullanmak meşru bir strateji.
Telefon etmenin ayrıca zor bir tarafı var ve onu telefon etmek neden zor yazısında ayrı ele aldım.
Özet
Cevaplanmayan mesaj bir saygısızlık olarak okunuyor; içeriden bakınca bir yaklaşma sorunu. Küçültmek, kısaltmak ve karar anını tek bir dokunuşa indirmek işe yarıyor.
Kaçınmanın genel mantığını erteleme mi kaçınma mı yazısında anlattım.