DEHB'de e-posta ve mesaj felci

Bir mesaj geliyor. Okuyorum. Cevabı biliyorum. İki cümle sürecek.

Üç hafta sonra hala cevaplamamış oluyorum ve artık cevaplamak imkansız hissettiriyor.

Bunun kimseyi umursamamakla ilgisi yok. Tam tersine, en çok değer verdiğim insanların mesajları en uzun bekleyenler oluyor, çünkü onlara iyi bir cevap yazmak istiyorum ve “iyi cevap” bir projeye dönüşüyor.

DEHB topluluğunda bu tabloya e-posta felci deniyor ve bir adı olduğunu öğrendiğim gün rahatladım.

Neden bu kadar büyüyor

Açık kalan döngü. Okunmuş ve cevaplanmamış bir mesaj zihinde açık bir dosya olarak duruyor. Sayısı arttıkça yük artıyor. Bu, zihinsel yükün en somut kaynaklarından biri. Cevaplamadığım on mesaj, gün içinde on kez aklıma geliyor ve her gelişinde hiçbir şey yapmıyorum; yalnızca hatırlıyorum.

Erteleme bir duygu düzenleme hareketi. Sirois ve Pychyl'in (2013) çerçevesi burada çok işe yarıyor: erteleme, zaman yönetimi sorunu olmaktan çok o anki rahatsızlıktan kaçınma davranışı. Mesajı açmak küçük bir rahatsızlık üretiyor, ertelemek onu anında ortadan kaldırıyor. Anında ortadan kalkan şey ise tekrar tekrar tercih ediliyor.

Gecikme kendi kendini besliyor. Bir günlük gecikme kolay kapanıyor. Üç haftalık gecikmenin üstüne bir de açıklama borcu biniyor ve mesaj artık iki cümlelik bir iş olmaktan çıkıyor. Bende bu noktadan sonra devreye utanç giriyor ve utanç, yaklaşmayı iyice imkansızlaştırıyor.

Kesinti maliyeti. Mark ve arkadaşlarının (2008) çalışması, bölünmüş çalışmanın hem hızı hem stresi artırdığını gösteriyor. Sürekli açık bir gelen kutusu, günü sürekli bölünmüş hale getiriyor. Barkley ve arkadaşlarının (2008) derlediği yetişkin tablosunda da günlük görevlerin sürdürülmesindeki bu tür aksamalar öne çıkıyor.

Mesaj bekledikçe büyümüyor. Mesajın etrafındaki utanç büyüyor.

Cevaplamayı kolaylaştıran şeyler

Kısaltmak. Uzun ve özenli bir cevap yazma isteği, cevabı hiç yazmamaya yol açıyor. “Aldım, bu hafta bakıp döneceğim” tam bir cevap. Bunu kabul etmem yıllarımı aldı, çünkü kısa cevabı kaba sanıyordum. Geç cevabın daha kaba olduğunu geç fark ettim.

Özür paragrafını atmak. Geciken mesajlarda en çok vakit alan kısım gecikmeyi açıklamak oluyor. Tek cümle yetiyor: “Geç kaldım, kusura bakma.” Sonra doğrudan konuya girmek. Uzun açıklama hem yazması zor hem okuyan için gereksiz; çoğu kişi zaten o kadar takılmamış oluyor.

Tek dokunuşta karar vermek. Bir mesajı açtığında dört seçenekten birini uygulamak: cevapla, ertele ve tarih ver, birine yönlendir, sil. Açıp kapatmak beşinci seçenek olarak duruyor ve en pahalısı bu, çünkü mesajı okumanın maliyetini ödüyorsun ama hiçbir ilerleme kaydetmiyorsun. Sözlükte tek dokunuş kuralı.

Toplu bir saat belirlemek. Gün içinde iki sabit aralık. Gelen kutusunun sürekli açık olması, günün her dakikasını bölünmeye açık bırakıyor.

Bildirimleri kapatmak. Bu listedeki en tek seferlik ve en etkili müdahale.

Okunmadı bırakmak. Cevap veremeyeceğim bir anda mesajı hiç açmıyorum. Açılmış mesaj bende bir borç olarak kaydediliyor; açılmamış mesaj bekleyen bir iş olarak kalıyor ve bu ikisi çok farklı ağırlıkta.

Hazır cümleler biriktirmek. Sık yazdığım cevapları bir yere kaydettim. “Teklifi hazırlıyorum, cuma gönderiyorum” gibi. Sıfırdan cümle kurmak zorunda kalmamak, mesajı açmayı kolaylaştırıyor.

Hangi mesajlar bende en uzun bekliyor

Kendi gecikmelerime baktığımda bir desen çıktı ve bu desen çözümü değiştirdi.

Karar isteyen mesajlar. “Hangisini tercih edersin” diye biten her mesaj bekliyor. Çünkü cevap yazmak için önce karar vermem gerekiyor ve karar, mesajdan daha büyük bir iş. Çözümüm şu oldu: kararı ertelediğimi yazıyorum. “Perşembeye kadar düşünüp döneceğim” cümlesi hem mesajı kapatıyor hem bana zaman veriyor.

Duygusal mesajlar. Bir arkadaşın zor bir haberi. Hak ettiği cevabı yazacak halde olmadığım için hiç yazmıyorum ve sessizliğim gerçek bir kırgınlık üretiyor. Artık kısa yazıyorum: “Şu an düzgün bir cümle kuramıyorum ama okudum ve seni düşünüyorum.” Bu cümle her seferinde yetti.

Kendimle ilgili mesajlar. Bir başarıyı, bir teklifi, bir övgüyü haber veren mesajlar. Bunları cevaplamak tuhaf biçimde en zoru. Sanırım kendim hakkında bir şey söylemek zorunda kalmak, sıradan bir işi bir sınava çeviriyor.

Uzun mesajlar. Beş paragraflık bir metin, cevabın da beş paragraf olması gerektiğini ima ediyor. Etmiyor aslında; bu benim eklediğim bir kural ve kaldırdığım gün gelen kutum küçüldü.

Deseni görmek işe yaradı, çünkü hepsine aynı çözümü uygulamayı bıraktım.

Yığılmış gelen kutusu

Yüzlerce cevaplanmamış mesaj varsa hepsini temizleme fikri işi büsbütün imkansız kılıyor. Bende işe yarayan yaklaşım şu oldu:

1. Belirli bir tarihten eskisini bir klasöre taşıyorum ve arkama bakmıyorum. Gerçekten önemli olan geri dönüyor.
2. Kalan listeden yalnızca beş tanesini seçiyorum.
3. Beşini bugün kısa cevaplarla kapatıyorum.
4. Yarın beş tane daha.

Bu kusursuz bir çözüm olmayabilir. Ama yapılabilir bir çözüm ve yapılabilir olan, kusursuz olandan üstün. Kusursuz plan bende hiç başlamıyor.

Geciken mesajı açmak

Aylar geçmiş bir mesaja dönmek ayrı bir iş. Kendime şunu söylüyorum: karşı taraf benim kadar düşünmedi.

Yazdığım hali şu oluyor: “Çok geç kaldım, kusura bakma. Hala geçerliyse şöyle yapabiliriz...” İki cümle. Uzun bir savunma yazdığım zamanlarda o mesajlar hiç gitmedi; kısa yazdıklarım gitti.

Bazen de karşılığı gelmiyor ve bu tamam. Cevaplamamış olmanın bedelini ödemek, hiç cevaplamamaya devam etmekten hafif.

Telefon ve sesli mesaj

Bazı insanlar için yazmak zor, konuşmak kolay. Bazıları için tam tersi. Kendi kolay kanalını bilmek ve mümkün olduğunda onu kullanmak meşru bir strateji; bir yazışmayı otuz saniyelik bir sesli mesajla kapatmak bende sık sık işi çözüyor.

Telefon etmenin ayrıca zor bir tarafı var ve onu telefon etmek neden zor yazısında ele aldım.

Şunu hatırlıyorum

Cevaplanmayan mesaj dışarıdan bir saygısızlık olarak okunuyor. İçeriden bakınca bir yaklaşma sorunu.

Bu farkı bilmek beni iki şeyden kurtardı. Birincisi kendimi kötü bir insan saymaktan. İkincisi de yanlış çözümden: yıllarca “daha düzenli olayım” diye uğraştım, oysa mesele düzen değildi, eşikti. Eşiği alçalttığımda mesajlar kendiliğinden gitmeye başladı.

Kaçınmanın genel mantığını erteleme mi kaçınma mı yazısında anlattım.