Abgabetermine und Projektmanagement bei ADHS

Bei mir laufen Projekte in zwei Geschwindigkeiten: gar nicht und alles.

Solange der Abgabetermin weit weg ist, ist das Projekt eine ruhige Box im Kalender. Je näher der Termin rückt, desto größer wird die Box, und dann füllt sie eines Nachts mein ganzes Leben aus. Am nächsten Morgen ist die Arbeit abgegeben, und ich versuche eine Woche lang, mich zu sammeln.

Die gefühlsmäßige und motivationale Seite dieses Kreislaufs hatte ich im Artikel über Panik-Produktivität beschrieben. Hier schaue ich mehr auf die Mechanik der Sache: warum sich ein Abgabetermin in einem Kopf mit ADHS nicht echt anfühlt und wie ich versuche, ein Projekt auf diesen Termin zuzuführen.

Das Datum im Kalender, das Datum im Körper

Einen Abgabetermin zu kennen und ihn zu fühlen sind verschiedene Dinge. Ich kenne das Datum. Es steht im Kalender, mein Handy erinnert mich daran. Aber dieses Datum setzt sich in meinem Körper nirgends fest.

In Barkleys Modell beeinträchtigt die Hemmungsschwäche bei ADHS auch die exekutiven Funktionen, die die Zukunft in das heutige Verhalten tragen: die Zeit im Kopf zu halten, ein zukünftiges Ergebnis mit einer heutigen Handlung zu verbinden (Barkley, 1997). Auf einen Abgabetermin hin zu arbeiten verlangt genau diese Arbeit.

Eine Metaanalyse, die Studien zur Zeitwahrnehmung zusammenführt, zeigt außerdem, dass Kinder und Jugendliche mit ADHS Zeitspannen sowohl weniger genau als auch weniger konsistent wahrnehmen (Zheng et al., 2022). Diese Studien wurden mit Kindern und Jugendlichen, im Labor und mit kurzen Zeitspannen durchgeführt; das ist nicht dasselbe wie ein Projekt, das Wochen dauert. Trotzdem hat es mir geholfen zu verstehen, warum das Wissen „Es sind noch drei Wochen“ in mir keine Dringlichkeit erzeugt. Im Glossar heißt das Zeitblindheit.

Das Datum steht im Kalender, in meinem Körper steht es nicht.

Warum ich immer zu wenig schätze

Das zweite Problem ist die Schätzung. Ich sage „Diese Arbeit dauert zwei Tage“, und die Arbeit dauert vier Tage. Jedes Mal.

Das gilt nicht als Problem, das nur zu ADHS gehört. In den klassischen Studien zum Planungsfehlschluss haben Menschen, wenn sie die Dauer ihrer eigenen Arbeiten schätzten, kaum darauf geachtet, wie lange ähnliche Arbeiten in der Vergangenheit tatsächlich gedauert hatten, und sich auf einen optimistischen Plan konzentriert, wie die Arbeit ablaufen würde. Auch frühere Verspätungen erklärten sie mit den besonderen Umständen jener Arbeit und rechneten sie nicht in die neue Schätzung ein. Beim Schätzen der Arbeiten anderer zeigten sie dagegen nicht denselben Optimismus (Buehler et al., 1994).

Der nützlichste Teil dieses Befunds ist der letzte. Was ich beim Schätzen meiner eigenen Arbeit nicht sehe, kann jemand anderes sehen, wenn er oder sie meine Arbeit ansieht.

Das Schätzproblem auf der Ebene eines Tages hatte ich im Artikel über Pomodoro und Zeitblocking behandelt. Auf der Ebene eines Projekts wird das Problem größer, weil sich kleine Abweichungen über Wochen aufeinander türmen.

Warum Projektwerkzeuge so oft aufgegeben werden

Es gab Zeiten, in denen ich bei jedem neuen Projekt ein neues Werkzeug ausprobierte. Bunte Boards, Karten, Etiketten. In der ersten Woche läuft es sehr gut, weil das Aufbauen des Werkzeugs neu und interessant ist. In der zweiten Woche wird das Werkzeug nicht mehr aktualisiert. In der dritten Woche erzeugt der Blick auf das Board Schuldgefühle, und ich schaue nicht mehr hin.

Das Problem liegt nicht im Werkzeug, sondern darin, dass das Werkzeug nicht an eine Gewohnheit gebunden wird. Das Board aktualisiert sich nicht von selbst, und die Absicht „Ich schaue einmal die Woche“ wird nur Wirklichkeit, wenn sie zu einem Kalendertermin wird. Deshalb ist für mich wichtiger als das Werkzeug ein fester Moment, in dem man hineinschaut: die wöchentliche Durchsicht.

Vom Ende her planen

Der Projektplan, den ich für einen Versuch wert halte, ist eine einzige Seite und beginnt am Ende.

1. Schreib den echten Abgabetermin auf und zieh dann einen Puffer ab. Die letzten zwei, drei Tage vor der Abgabe gehören nicht zum Plan. Unerwartetes taucht immer in diesen Tagen auf.

2. Definiere „fertig“. Was wird abgegeben, in welchem Zustand? „Bericht“ ist ein unscharfes Ziel. „Ein Bericht von zehn Seiten, drei Kapiteln und eingefügten Abbildungen“ ist ein sichtbares Ziel.

3. Teile vom Ende rückwärts in Phasen. Abgabe, letztes Lesen, Schreiben, Entwurf, Recherche. Gib jeder Phase ein Datum. Im Glossar steht das als gestaffelte Abgabe.

4. Plane die letzten zehn Prozent als eigene Arbeit. Kontrolle, Überarbeitung, die Datei in Form bringen, abschicken. Arbeiten bleiben oft bei neunzig Prozent hängen, und weil dieser letzte Teil nie geplant wurde, fällt er auf die letzte Nacht.

5. Zeig die Schätzung jemand anderem. Zeig die Dauer der Phasen jemandem, dem du vertraust, und frag: „Ist das realistisch?“ Das billigste Mittel gegen den Planungsfehlschluss ist ein anderes Auge.

6. Setze Kontrollpunkte von außen. Versprich bei mindestens einer der Phasen jemandem, ihm etwas zu zeigen. Ein Zwischentermin, den man sich selbst gibt, ist eine Absicht; ein Zwischentermin, den man jemand anderem gibt, ist eine Verabredung.

Schreib die erste Bewegung zusammen mit dem Datum auf. Füge neben jeder Phase die erste körperliche Bewegung dieser Phase hinzu, zum Beispiel: „die Datei öffnen und die Überschriften schreiben“. Wenn das Datum kommt, musst du nicht erst entscheiden, womit du anfängst.

Mehrere Projekte gleichzeitig

Ein einzelnes Projekt zu planen ist eine Sache, vier Projekte gleichzeitig zu führen eine andere. Mit dem Zweiten habe ich meist die eigentliche Mühe.

Wenn es mehrere Projekte gibt, verstärken sich zwei Neigungen der ADHS gegenseitig. Die erste: in das Projekt abzutauchen, das mich am meisten anzieht, und die anderen zu vergessen. Die zweite: bis zum nächsten Abgabetermin alle im Bereich „Jetzt nicht“ liegen zu lassen. Das Ergebnis ist, dass ich in einem Projekt Hyperfokus erlebe, während die anderen drei still in Verzug geraten.

Es gibt ein paar Grundsätze, die ich für einen Versuch wert halte:

Alle Termine auf einer Seite. Jedes Projekt kann einen eigenen Plan haben, aber alle Abgabe- und Zwischentermine sollten auf einer einzigen Seite in der Kalenderansicht stehen. Einzeln betrachtet sieht jedes Projekt vernünftig aus; sieht man alle nebeneinander, zeigen sich drei Abgaben in derselben Woche.

Nicht zwei große Abgaben in dieselbe Woche legen. Wenn über einen neuen Termin gesprochen wird, schaue ich zuerst auf diese Seite. Wenn möglich, verteile ich große Abgaben auf verschiedene Wochen. Das verlangt, bei Terminabsprachen verhandlungsbereiter zu sein, verhindert aber den Zusammenbruch der letzten Woche.

Eine Obergrenze für die Zahl aktiver Projekte. Die Zahl der Projekte, an denen ich wirklich gleichzeitig arbeite, begrenzt zu halten. Wenn ein neues Projekt anfangen soll, vorher abzuwarten, dass bei einem von ihnen eine Phase abgeschlossen wird.

Reihum anfassen. Damit ich die anderen nicht ganz loslasse, wenn ich mich an ein Hyperfokus-Projekt festgebissen habe, jeden Tag jedes der anderen Projekte mindestens zehn Minuten anfassen. Eine E-Mail, eine Notiz, den nächsten Schritt aufschreiben. Dieses kleine Anfassen hält das Projekt im Kopf lebendig und erleichtert die Rückkehr.

Wöchentlicher Überblick. Einmal pro Woche auf die eine Seite aller Projekte schauen und für jedes den nächsten Schritt aufschreiben. Das ist der verlässlichste Weg, vor dem Abgabetermin zu sehen, welches Projekt zurückliegt.

Drei Fragen, die ich zu Projektbeginn stelle

Wenn eine neue Arbeit kommt und über den Abgabetermin gesprochen wird, stelle ich mir drei Fragen:

• Habe ich etwas Ähnliches schon einmal gemacht, und wie lange hat es tatsächlich gedauert?
• Welche anderen Termine habe ich im selben Zeitraum?
• Was passiert, wenn ich diesen Termin verpasse, und wem muss ich das wann sagen?

Die erste Frage richtet sich gegen den Planungsfehlschluss, die zweite dagegen, mein zukünftiges Ich für zu frei zu halten, und die dritte dagegen, das Problem früh sichtbar zu machen.

Wenn der Termin nicht zu halten ist

Manchmal wird der Termin trotz aller Pläne nicht zu halten sein. Der teuerste Fehler ist, diesen Moment schweigend zu verbringen. Je näher der Termin rückt, desto größer wird die Scham, je größer die Scham, desto schwerer wird es, Bescheid zu sagen, und am Ende kommt die Nachricht zusammen mit dem Termin selbst.

Eine kurze Nachricht, die vor dem Termin geschickt wird, schützt die meisten Beziehungen:

„Das Projekt kommt langsamer voran, als ich geplant hatte. Diesen Teil kann ich am Freitag abgeben, den Rest am kommenden Mittwoch. Wenn das für Sie ein Problem ist, lassen Sie uns die Priorität gemeinsam festlegen.“

Eine Lage, konkrete Daten und eine Frage nach dem Bedarf der anderen Seite. Ein langer Absatz voller Entschuldigungen ist nicht nötig.

Diese Fähigkeiten lassen sich lernen

Lange Zeit hielt ich meine Schwierigkeit mit Abgabeterminen für ein Charakterproblem. Heute sehe ich sie als Frage der Fähigkeit, und es gibt Belege dafür, dass sich Fähigkeiten vermitteln lassen.

In einer randomisierten kontrollierten Studie mit 86 Erwachsenen, bei denen die Symptome trotz Medikation fortbestanden, wurde kognitive Verhaltenstherapie mit Entspannung und edukativer Unterstützung verglichen. Das Programm enthielt Organisation und Planung, Priorisieren und Problemlösen, den Umgang mit Ablenkungen und die Fähigkeit, auf stressige Situationen mit angepasstem Denken zu antworten; Kalender und Aufgabenliste einzurichten und große Arbeiten in handhabbare Schritte zu zerlegen, gehörte dazu. In der Therapiegruppe besserten sich die ADHS-Symptome stärker, und dieser Gewinn bestand auch nach zwölf Monaten noch (Safren et al., 2010).

Das heißt nicht, dass bei allen dasselbe Ergebnis herauskommt; Entscheidungen zur Behandlung sollten auch immer mit einer Fachperson getroffen werden. Aber es hat mir Folgendes gesagt: Meine Beziehung zu Abgabeterminen ist etwas, woran man arbeiten kann.