TDAH : échéances et gestion de projet, planifier à rebours

Chez moi, les projets avancent à deux vitesses : rien et tout.

Quand l’échéance est loin, le projet est une case tranquille dans le calendrier. À mesure que la date approche, la case grossit, puis une nuit elle recouvre toute ma vie. Le lendemain matin, le travail est rendu, et je passe une semaine à me remettre.

J’avais raconté le versant émotionnel et motivationnel de ce cycle dans l’article sur la productivité de dernière minute. Ici, je regarde plutôt la mécanique : pourquoi une échéance ne paraît pas réelle dans un esprit TDAH, et comment j’essaie de mener un projet vers cette date.

La date du calendrier, la date du corps

Connaître une échéance et la ressentir sont deux choses différentes. Moi, je connais la date. Elle est écrite dans le calendrier, mon téléphone me la rappelle. Mais cette date ne s’installe nulle part dans mon corps.

Dans le modèle de Barkley, la difficulté d’inhibition dans le TDAH touche aussi les fonctions exécutives qui portent l’avenir jusque dans le comportement présent : garder le temps en tête, relier un résultat futur à une action d’aujourd’hui (Barkley, 1997). Travailler en fonction d’une échéance demande précisément cela.

Une méta-analyse qui regroupe des études sur la perception du temps montre aussi que les enfants et les adolescents avec un TDAH perçoivent la durée de façon à la fois moins exacte et moins régulière (Zheng et al., 2022). Ces études ont été menées auprès d’enfants et d’adolescents, en laboratoire et sur de courtes durées ; ce n’est pas la même chose qu’un projet qui s’étend sur des semaines. Elles m’ont tout de même aidée à comprendre pourquoi l’information « il reste trois semaines » ne produit en moi aucune urgence. Dans le glossaire, cela s’appelle la cécité du temps.

La date est écrite dans le calendrier, pas dans mon corps.

Pourquoi je sous-estime toujours

Le deuxième problème, c’est l’estimation. Je dis « ce travail prend deux jours », il en prend quatre. À chaque fois.

Ce n’est pas un problème propre au TDAH. Dans les études classiques sur l’erreur de planification, quand les gens estimaient la durée de leurs propres travaux, ils regardaient à peine combien de temps des travaux semblables avaient réellement pris par le passé ; ils se concentraient sur un plan optimiste de la façon dont le travail allait se dérouler. Ils expliquaient aussi les retards passés par des conditions propres à ce travail-là et ne les intégraient pas à la nouvelle estimation. Quand ils estimaient les travaux des autres, en revanche, ils ne montraient pas le même optimisme (Buehler et al., 1994).

Le plus utile dans ce résultat, c’est la dernière partie. Ce que je ne vois pas en estimant mon propre travail, une autre personne peut le voir en regardant mon travail.

J’avais traité la version « à l’échelle de la journée » du problème d’estimation dans l’article sur le Pomodoro et la planification par blocs de temps. À l’échelle d’un projet, le problème grandit, parce que de petits écarts s’accumulent pendant des semaines.

Pourquoi les outils de gestion de projet sont si souvent abandonnés

Il y a eu des périodes où j’essayais un nouvel outil à chaque nouveau projet. Des tableaux colorés, des cartes, des étiquettes. La première semaine se passe très bien, parce que mettre l’outil en place est nouveau et intéressant. La deuxième semaine, l’outil n’est plus mis à jour. La troisième, regarder le tableau fait naître de la culpabilité et je ne regarde plus.

Le problème n’est pas l’outil, c’est que l’outil n’est pas rattaché à une habitude. Le tableau ne se met pas à jour tout seul, et l’intention « je regarderai une fois par semaine » ne se réalise pas tant qu’elle ne devient pas un rendez-vous dans le calendrier. C’est pourquoi, pour moi, ce qui compte plus que l’outil, c’est un moment fixe où on le regarde : la revue hebdomadaire.

Planifier en partant de la fin

Le plan de projet que je trouve digne d’être essayé tient sur une page et part de la fin.

1. Écris la vraie date de rendu, puis retire une marge. Les deux ou trois derniers jours avant le rendu ne sont pas comptés dans le plan. Les imprévus surgissent toujours ces jours-là.

2. Définis ce que veut dire « terminé ». Qu’est-ce qui sera rendu, et sous quelle forme ? « Le rapport » est un objectif flou. « Un rapport de dix pages, en trois parties, avec les visuels en place » est un objectif visible.

3. Découpe en étapes en remontant depuis la fin. Rendu, dernière relecture, rédaction, brouillon, recherche. Donne une date à chaque étape. Dans le glossaire : remise échelonnée.

4. Planifie les derniers 10 % comme un travail à part. Vérification, mise au propre, mise en forme du fichier, envoi. Souvent, les travaux s’arrêtent à 90 %, et cette dernière partie, qui n’a jamais été planifiée, est renvoyée à la dernière nuit.

5. Montre l’estimation à quelqu’un d’autre. Montre les durées des étapes à une personne de confiance et demande : « est-ce réaliste ? » Le remède le moins cher contre l’erreur de planification, c’est un autre regard.

6. Pose des points de contrôle venus de l’extérieur. Promets de montrer quelque chose à quelqu’un à au moins une des étapes. Une date intermédiaire donnée à soi-même est une intention ; une date intermédiaire donnée à quelqu’un d’autre est un rendez-vous.

Écris le premier geste avec la date. À côté de chaque étape, ajoute le premier geste physique de cette étape, par exemple « ouvrir le fichier et écrire les titres ». Quand la date arrive, tu n’as pas à décider par quoi commencer.

Plusieurs projets en même temps

Planifier un seul projet est une chose, en mener quatre en même temps en est une autre. C’est souvent la seconde qui me met le plus en difficulté.

Quand il y a plusieurs projets, deux tendances du TDAH se renforcent l’une l’autre. La première : plonger dans le projet qui m’attire le plus et oublier les autres. La seconde : laisser tous les autres dans la zone « pas maintenant » jusqu’à l’échéance la plus proche. Résultat : pendant que je vis une hyperfocalisation sur un projet, les trois autres prennent du retard en silence.

Voici quelques principes que je trouve dignes d’être essayés :

Toutes les dates sur une seule page. Chaque projet peut avoir son propre plan, mais toutes les échéances et les dates intermédiaires doivent se trouver sur une seule page, en vue calendrier. Pris séparément, chaque projet paraît raisonnable ; quand je les vois tous côte à côte, trois rendus qui tombent la même semaine apparaissent.

Ne pas mettre deux gros rendus la même semaine. Quand on discute d’une nouvelle date, je regarde d’abord cette page. Si possible, j’étale les gros rendus sur des semaines différentes. Cela demande de négocier davantage au moment de fixer la date, mais cela évite l’effondrement de la dernière semaine.

Un plafond au nombre de projets actifs. Garder limité le nombre de projets sur lesquels je travaille vraiment en même temps. Quand un nouveau projet va démarrer, attendre d’abord qu’une étape de l’un d’eux soit close.

Le toucher tournant. Quand je suis verrouillée sur un projet en hyperfocalisation, pour ne pas abandonner complètement les autres, toucher chacun d’eux au moins dix minutes par jour. Un e-mail, une note, l’écriture de la prochaine étape. Ce petit contact garde le projet vivant dans l’esprit et facilite le retour.

Un balayage hebdomadaire. Une fois par semaine, regarder la page unique de tous les projets et écrire la prochaine étape de chacun. C’est la façon la plus fiable de voir quel projet prend du retard avant l’échéance.

Les trois questions que je me pose au début d’un projet

Quand un nouveau travail arrive et qu’on parle de l’échéance, je me pose trois questions :

• Ai-je déjà fait quelque chose de semblable, et combien de temps cela a-t-il réellement pris ?
• Quelles autres dates ai-je à la même période ?
• Si je rate cette date, que se passe-t-il, et à qui dois-je le dire, et quand ?

La première question vise l’erreur de planification, la deuxième le fait d’imaginer mon moi du futur trop disponible, la troisième le fait de rendre le problème visible tôt.

Si la date va être ratée

Parfois, malgré tous les plans, la date va être ratée. L’erreur la plus coûteuse est de traverser ce moment en silence. À mesure que la date approche, la honte grandit, et plus la honte grandit, plus il devient difficile de prévenir ; à la fin, la nouvelle arrive avec la date elle-même.

Un court message envoyé avant la date protège la plupart des relations :

« Le projet avance plus lentement que je ne l’avais prévu. Je peux rendre telle partie vendredi, et le reste mercredi prochain. Si cela pose un problème pour vous, fixons ensemble les priorités. »

Une situation, des dates concrètes et une question sur le besoin de l’autre. Pas besoin d’un long paragraphe d’excuses.

Ces compétences peuvent s’apprendre

J’ai longtemps pris ma difficulté avec les échéances pour un problème de caractère. Aujourd’hui je la vois comme une question de compétence, et il existe des preuves que les compétences peuvent s’enseigner.

Dans un essai contrôlé randomisé mené auprès de 86 adultes dont les symptômes persistaient malgré un traitement médicamenteux, la thérapie cognitivo-comportementale a été comparée à la relaxation avec soutien éducatif. Le programme comprenait des compétences d’organisation et de planification, de hiérarchisation des priorités et de résolution de problèmes, de gestion des distractions et de réponse aux situations stressantes par une pensée adaptée ; mettre en place un calendrier et une liste de tâches, découper les grands travaux en étapes gérables en faisaient partie. Dans le groupe de thérapie, les symptômes du TDAH se sont davantage améliorés, et ce gain se maintenait douze mois plus tard (Safren et al., 2010).

Cela ne veut pas dire que tout le monde obtiendra le même résultat ; les décisions de traitement doivent aussi toujours être prises avec une personne spécialiste. Mais cela m’a appris ceci : la relation que j’ai avec les échéances est quelque chose sur quoi l’on peut travailler.