DEHB'de teslim tarihleri ve proje yönetimi

Bende projeler iki hızda ilerliyor: hiç ve hepsi.

Teslim tarihi uzaktayken proje takvimde sakin bir kutu. Tarih yaklaştıkça kutu büyüyor, sonra bir gece bütün hayatımı kaplıyor. Ertesi sabah iş teslim edilmiş oluyor, ben de bir hafta toparlanmaya çalışıyorum.

Bu döngünün duygusal ve motivasyonel tarafını panik verimliliği yazısında anlatmıştım. Burada daha çok işin mekaniğine bakıyorum: bir teslim tarihinin DEHB'li bir zihinde neden gerçek gelmediği ve bir projeyi o tarihe doğru nasıl yürütmeye çalıştığım.

Takvimdeki tarih, bedendeki tarih

Bir teslim tarihini bilmekle hissetmek farklı şeyler. Ben tarihi biliyorum. Takvimde yazıyor, telefonum hatırlatıyor. Ama o tarih bedenimde bir yere oturmuyor.

Barkley'nin modelinde DEHB'deki ketleme güçlüğü, geleceği bugünkü davranışa taşıyan yürütücü işlevleri de etkiliyor: zamanı zihinde tutmak, gelecekteki bir sonucu bugünkü bir eyleme bağlamak (Barkley, 1997). Teslim tarihine göre çalışmak tam olarak bu işi gerektiriyor.

Zaman algısı çalışmalarını birleştiren bir meta analiz de DEHB'li çocuk ve ergenlerin süreyi hem daha az doğru hem de daha az tutarlı algıladığını gösteriyor (Zheng ve ark., 2022). Bu çalışmalar çocuk ve ergenlerle, laboratuvarda ve kısa sürelerle yapıldı; haftalar süren bir projeyle aynı şey sayılmaz. Yine de “üç hafta var” bilgisinin neden içimde bir aciliyet üretmediğini anlamama yardım etti. Sözlükte bunun adı zaman körlüğü.

Tarih takvimde yazıyor, bedenimde yazmıyor.

Neden hep az tahmin ediyorum

İkinci sorun tahmin. “Bu iş iki gün sürer” diyorum, iş dört gün sürüyor. Her seferinde.

Bu sorun yalnızca DEHB'ye ait değil. Planlama yanılgısı üzerine yapılan klasik çalışmalarda insanlar kendi işlerinin süresini tahmin ederken geçmişte benzer işlerin gerçekte ne kadar sürdüğüne pek bakmamış, işin nasıl yürüyeceğini anlatan iyimser bir plana odaklanmış. Geçmişteki gecikmeleri de o işe özgü koşullarla açıklayıp yeni tahmine katmamışlar. Başkalarının işlerini tahmin ederken ise aynı iyimserliği göstermemişler (Buehler ve ark., 1994).

Bu bulgunun en kullanışlı kısmı sonuncusu. Kendi işimi tahmin ederken göremediğimi, başka biri benim işime bakınca görebiliyor.

Tahmin sorununun gün ölçeğindeki halini pomodoro ve zaman bloklama yazısında ele almıştım. Proje ölçeğinde sorun büyüyor, çünkü küçük sapmalar haftalar boyunca üst üste biniyor.

Proje araçları neden sık terk ediliyor

Her yeni projede yeni bir araç denediğim dönemler oldu. Renkli panolar, kartlar, etiketler. İlk hafta çok iyi gidiyor, çünkü aracı kurmak yeni ve ilginç. İkinci hafta araç güncellenmiyor. Üçüncü hafta panoya bakmak suçluluk uyandırıyor, ben de bakmıyorum.

Sorun araçta değil, aracın bir alışkanlığa bağlanmamasında. Pano kendi kendine güncellenmiyor ve “haftada bir bakarım” niyeti bir takvim randevusuna dönüşmedikçe gerçekleşmiyor. Bu yüzden benim için araçtan önemli olan, ona bakılan sabit bir an: haftalık gözden geçirme.

Sondan başlayarak planlamak

Denemeye değer bulduğum proje planı tek sayfa ve sondan başlıyor.

1. Gerçek teslim tarihini yaz, sonra bir tampon düş. Teslimden önceki son iki üç gün plana dahil değil. Beklenmedik şeyler hep o günlerde çıkıyor.

2. “Bitti”yi tanımla. Ne teslim edilecek, hangi halde? “Rapor” belirsiz bir hedef. “On sayfalık, üç bölümlü, görselleri yerleştirilmiş rapor” görülebilir bir hedef.

3. Sondan geriye aşamalara böl. Teslim, son okuma, yazım, taslak, araştırma. Her aşamaya bir tarih ver. Sözlükte aşamalı teslim.

4. Son yüzde onu ayrı bir iş olarak planla. Kontrol, düzenleme, dosyayı biçime sokmak, göndermek. İşler çoğu zaman yüzde doksanda takılıyor ve o son kısım hiç planlanmadığı için son geceye kalıyor.

5. Tahmini başkasına göster. Aşama sürelerini güvendiğin birine göster ve “bu gerçekçi mi” diye sor. Planlama yanılgısının en ucuz ilacı başka bir göz.

6. Dışarıdan kontrol noktaları koy. Aşamaların en az birinde birine bir şey göstereceğine söz ver. Kendine verilen ara tarih bir niyet; başkasına verilen ara tarih bir randevu.

Aynı anda birden fazla proje

Tek bir projeyi planlamak bir şey, aynı anda dört projeyi yürütmek başka bir şey. Benim asıl zorlandığım yer çoğu zaman ikincisi.

Birden fazla proje olduğunda DEHB'nin iki eğilimi birbirini büyütüyor. Birincisi, ilgimi en çok çeken projeye dalıp diğerlerini unutmak. İkincisi, en yakın teslim tarihine kadar hepsini “şimdi olmayan” bölgede bırakmak. Sonuç, bir projede hiperodak yaşarken diğer üçünün sessizce gecikmesi.

Denemeye değer bulduğum birkaç ilke var:

Bütün tarihler tek sayfada. Her projenin ayrı bir planı olabilir ama bütün teslim tarihleri ve ara tarihler tek bir sayfada, takvim görünümünde durmalı. Ayrı ayrı bakınca her proje makul görünüyor; hepsini yan yana görünce aynı haftaya düşen üç teslim ortaya çıkıyor.

Aynı haftaya iki büyük teslim koymamak. Yeni bir tarih konuşulurken önce bu sayfaya bakıyorum. Mümkünse büyük teslimleri farklı haftalara yayıyorum. Bunun için tarih konuşulurken biraz daha pazarlık etmek gerekiyor ama son haftanın çöküşünü engelliyor.

Etkin proje sayısına bir üst sınır. Aynı anda üzerinde gerçekten çalıştığım proje sayısını sınırlı tutmak. Yeni bir proje başlayacaksa önce mevcut projelerden birinde bir aşamanın kapanmasını beklemek.

Dönüşümlü dokunuş. Hiperodak bir projeye kilitlendiğinde diğerlerini tamamen bırakmamak için her gün diğer projelerin her birine en az on dakika dokunmak. Bir e-posta, bir not, bir sonraki adımın yazılması. Bu küçük dokunuş projeyi zihinde canlı tutuyor ve geri dönüşü kolaylaştırıyor.

Haftalık tarama. Haftada bir, bütün projelerin tek sayfasına bakıp her birinin bir sonraki adımını yazmak. Hangi projenin geride kaldığını teslim tarihinden önce görmenin en güvenilir yolu bu.

Proje başında sorduğum üç soru

Yeni bir iş gelip teslim tarihi konuşulurken kendime üç soru soruyorum:

• Bu işin benzerini daha önce yaptım mı ve gerçekte ne kadar sürdü?
• Aynı dönemde başka hangi tarihlerim var?
• Bu tarihi kaçırırsam ne olur ve bunu kime, ne zaman söylemem gerekir?

İlk soru planlama yanılgısına, ikincisi gelecekteki kendimi fazla boş sanmama karşı. Üçüncüsü de sorunu erkenden görünür kılmak için.

Tarih kaçacaksa

Bazen bütün planlara rağmen tarih kaçacak. En pahalı hata o anı sessiz geçirmek. Tarih yaklaştıkça utanç büyüyor, utanç büyüdükçe haber vermek zorlaşıyor ve sonunda haber tarihin kendisiyle birlikte geliyor.

Tarih gelmeden gönderilen kısa bir mesaj çoğu ilişkiyi koruyor:

“Proje planladığımdan yavaş ilerliyor. Şu kısmı cuma günü teslim edebilirim, kalanını da gelecek çarşamba. Bu sizin için bir sorun yaratıyorsa önceliği birlikte belirleyelim.”

Bir durum, somut tarihler ve karşı tarafın ihtiyacını soran bir cümle. Uzun bir özür paragrafına gerek yok.

Bu beceriler öğrenilebiliyor

Teslim tarihleriyle yaşadığım zorluğu uzun süre bir karakter sorunu sandım. Bugün bir beceri meselesi olarak görüyorum ve becerilerin öğretilebildiğini gösteren kanıtlar var.

İlaç kullandığı halde belirtileri süren 86 yetişkinle yapılan randomize kontrollü bir çalışmada, bilişsel davranışçı terapi gevşeme ve eğitim desteğiyle karşılaştırılmış. Program organizasyon ve planlama, önceliklendirme ve problem çözme, dikkat dağıtıcılarla baş etme ve stresli durumlara uyumlu düşünceyle yanıt verme becerilerini içeriyordu; takvim ve görev listesi kurmak, büyük işleri yönetilebilir adımlara bölmek de bunun parçasıydı. Terapi grubunda DEHB belirtileri daha fazla iyileşti ve bu kazanım on iki ay sonra da sürüyordu (Safren ve ark., 2010).

Bu sonuç herkeste aynı çıkacak demek değil; tedaviye dair kararlar da her zaman bir uzmanla verilmeli. Ama bana şunu söyledi: teslim tarihleriyle kurduğum ilişki üzerinde çalışılabilen bir şey.