DEHB'de toplantılar: uzun toplantılarda neden kayboluyorum

Toplantının kırkıncı dakikasında zihnimin başka bir yere gittiğini fark ediyorum. Ne zaman gittiğini bilmiyorum. Ekrandaki slayt değişmiş, biri bana bakıyor ve bir soru sorulmuş gibi bir sessizlik var.

Bu an o kadar tanıdık ki artık onu önceden bekliyorum. Bu yazıda o anın neden geldiğini ve toplantıları DEHB ile biraz daha yaşanır kılmak için denediğim şeyleri anlatıyorum.

İş yerinde isteyebileceğin genel düzenlemeleri, yazılı toplantı özeti de dahil, iş hayatında DEHB yazısında toplamıştım. Burada toplantının kendisine, o bir saatin içine bakıyorum.

Zihin nereye gidiyor

Toplantıda dikkatin dağılmasını genelde dışarıdan gelen bir uyaranla açıklıyoruz: bildirim, pencereden geçen biri, yan masadaki ses. Bende ise çoğu zaman dışarıdan hiçbir şey gelmiyor. Zihin kendi kendine kalkıp gidiyor.

Bunun araştırmada bir adı var: zihin gezinmesi. DEHB'ye bu açıdan bakan bir derleme, aşırı ve kendiliğinden ortaya çıkan zihin gezinmesinin DEHB ile ilişkili olduğunu öne sürüyor. Yazarlara göre beynin dışarıda bir görev yokken etkinleşen ağı, yani varsayılan mod ağı yeterince düzenlenemediğinde hem bu gezinme hem de dikkatsizlik ve bilişsel performanstaki güçlükler ortaya çıkıyor olabilir (Bozhilova ve ark., 2018). Bu hala bir model, mekanizma kesinleşmiş değil. Ama deneyimi iyi tarif ediyor: dikkatimi bir yere çeken bir şey yok, dikkatimi bir yerde tutan şey eksik.

Toplantıda kaybolmak için dışarıdan bir şeyin gelmesi gerekmiyor. Zihnin kendi odaları yeterince çekici.

Toplantı neden en zor ortamlardan biri

Toplantı, DEHB'nin zorlandığı birkaç şeyi aynı odaya topluyor:

Pasif dinleme. Konuşan sen değilsen dikkatini tutacak bir görevin yok. Hareket yok, çıktı yok, anlık geri bildirim yok.

Tempoyu başkası belirliyor. Okurken bir paragrafı yeniden okuyabiliyorsun. Toplantıda kaçırdığın cümle geri gelmiyor. Sözlükte buna dinlerken kaçırma deniyor.

Sözlü bilgi. Kararlar sesle alınıyor ve sesle kayboluyor. Kim ne yapacak, hangi tarihte, hangi dosyada: hepsi havada.

Hareketsiz durma kuralı. Kıpırdanmak, ayağa kalkmak, kalem çevirmek toplantı adabına aykırı sayılıyor. Oysa bazılarımız için bu hareketler dikkatin tutunduğu yer.

Söz alma dürtüsü. Aklıma gelen şeyi hemen söylemezsem unutacağımı biliyorum. Söylersem birinin sözünü kesmiş olacağım. Bu ikilem bazen toplantının kendisinden daha çok enerji yiyor.

Toplantılar herkes için bir bedel

Toplantılardaki zorluğun tek suçlusunu DEHB saymamak da gerek. Toplantı yükünün çalışanların iş tutumları ve iyi oluşuyla ilişkisine bakan çalışmalar, toplantıları bir tür kesinti olarak görüyor. Bu ilişki de işin başkalarına ne kadar bağlı olduğuna, toplantıların kalitesine ve kişinin iş bitirme odağına göre değişiyor (Rogelberg ve ark., 2006).

Bu bulgu bana şunu gösterdi: kötü kurulmuş, uzun ve amacı belirsiz bir toplantı zaten herkesi yoruyor. DEHB'li biri bu yorgunluğu daha erken ve daha görünür biçimde yaşıyor olabilir. Toplantıyı iyileştiren şeylerin çoğu da herkese yarıyor.

Kamera açık mı olmalı

Çevrimiçi toplantıların kendine özgü bir yükü var. Yüz çalışanın dört hafta boyunca izlendiği bir saha deneyinde, kamerayı açık tutmak günlük yorgunlukla ilişkili çıktı; yorgunluk da toplantılarda söz alma ve katılımı azalttı (Shockley ve ark., 2021).

Bu çalışma DEHB'ye özel yapılmadı. Yine de bende tanıdık bir yere dokunuyor. Kamera açıkken dikkatimin bir kısmı konuşulana, bir kısmı kendi yüzüme, bir kısmı da “dikkatli görünüyor muyum” sorusuna gidiyor. Bu da toplantıya bir maskeleme işi ekliyor.

Kamerayı kapatmak her ortamda mümkün olmuyor. Mümkün olduğunda, özellikle yalnızca dinleyici olduğum toplantılarda, kamerayı kapatmak istemek bence meşru.

Kameranın açık kalması gereken toplantılarda denediğim küçük bir şey var: kendi görüntümü ekrandan gizlemek. Karşı taraf beni görmeye devam ediyor ama ben kendimi izlemeyi bırakıyorum. Dikkatimin “nasıl görünüyorum” sorusuna giden payı böylece biraz azalıyor ve konuşulana daha çok yer kalıyor.

Kıpırdanmak dikkati bozuyor mu

Dikkatli aktarmam gereken ilginç bir bulgu var. 8-12 yaşlarında DEHB'li ve tipik gelişen erkek çocuklarla yapılan bir çalışmada, çalışma belleği görevleri sırasında hareket düzeyi daha yüksek olan DEHB'li çocukların performansı belirgin biçimde daha iyiydi, ama tipik gelişen çocukların düzeyine çıkmıyordu. Tipik gelişen çocuklarda ise daha fazla hareket performansı biraz düşürüyordu. Hareketteki değişim iki grupta da dikkatli davranışı değiştirmemişti (Sarver ve ark., 2015).

Bu çalışma çocuklarla yapıldı ve toplantı odasındaki bir yetişkine doğrudan taşınamaz. Ama “kıpırdanan kişi dinlemiyordur” varsayımını sorgulamak için yeterli bir sebep. Yetişkinlikte hiperaktivitenin nasıl içe döndüğünü iç huzursuzluk yazısında anlatmıştım.

Toplantıda denediğim şeyler

Bunların hiçbiri toplantıyı kolay hale getirmiyor. Yalnızca kaybolma anlarını biraz seyreltiyorlar.

Elimde kalem, önümde kağıt. Not tutmak dinlemeye bir görev ekliyor. Her şeyi yazmaya çalışmıyorum; üç sütun yeterli: karar, benden beklenen, sormak istediğim.

Söz almak için tek kelime. Aklıma bir şey geldiğinde cümlenin tamamı yerine tek bir kelime yazıyorum. Sıra bana geldiğinde o kelime fikri geri getiriyor ve kimsenin sözünü kesmem gerekmiyor.

Kendime bir rol vermek. Toplantı sonunda kararları yüksek sesle toparlayan kişi olmak. Bu rol dikkatimi baştan sona konuşulana bağlıyor, çünkü sonunda bir şey söylemem gerekecek.

Sessiz bir hareket. Masanın altında ayağımı oynatmak, elimde küçük bir nesne tutmak. Sözlükte kıpırdatma aracı.

Toplantıdan sonra beş dakika. Arka arkaya toplantı koymamak. Bir toplantıdan diğerine geçmek, geçiş güçlüğü yüzünden bende ayrı bir iş.

Toplantıdan önce ve sonra

Toplantının kendisi kadar öncesi ve sonrası da belirleyici. Kaybolduğum toplantıların çoğuna ne için girdiğimi bilmeden giriyorum.

Girmeden önce tek bir soru. “Bu toplantıdan hangi bilgiyle ya da hangi kararla çıkmam gerekiyor?” Cevabı kağıdın en üstüne yazıyorum. Zihnim gezindiğinde geri döneceğim yer orası oluyor. Gündem yoksa bu soruyu toplantıyı düzenleyen kişiye sormak da meşru: “Bu toplantıda neyi karara bağlayacağız?”

Yer seçimi. Yüz yüze toplantılarda kapıya ve pencereye sırtımı dönebildiğim, konuşanları görebildiğim bir yer. Göz ucunda hareket azaldıkça dikkatin kaçacağı kapı da azalıyor.

Telefon başka yerde. Masada ekranı aşağı dönük duran telefon bile bir çağrı. Çantada ya da cebimde durması, toplantının ortasında elimin ona gitmesini zorlaştırıyor.

Çıkar çıkmaz beş dakika. Toplantıdan sonraki ilk beş dakikada üç satır yazıyorum: alınan karar, benden beklenen iş, tarih. Bu satırları ya kendi listeme ya da ilgili kişilere kısa bir mesaj olarak gönderiyorum. Beş dakika geçtikten sonra aynı bilgiyi hatırlamak çok daha zor, bir saat sonra çoğu zaman imkansız.

Belirsiz kalanı hemen sormak. Toplantıdan çıktığımda benden ne beklendiğini tam bilmiyorsam, o gün içinde tek cümlelik bir mesajla soruyorum. Utanıp sormadığım her belirsizlik birkaç gün sonra yanlış yapılmış bir iş olarak geri dönüyor.

Çevrimiçi toplantılarda bunlara bir şey daha ekliyorum: toplantı başlamadan önce diğer bütün pencereleri kapatmak. Açık bir e-posta sekmesi, toplantının kırkıncı dakikasını beklemeden dikkatimi alıp götürüyor. Mümkünse ayakta katılmak da işe yarıyor; bedenin küçük hareketleri insanı, ekranın karşısında donup kalmaya göre daha kolay dikkatte tutuyor.

Toplantıyı kuran sensen

Kendi şirketimde toplantıyı kuran taraf olduğumda başka şeyler de yapabiliyorum: gündemi önceden yazılı göndermek, süreyi kısa tutmak, toplantıyı bir kararla bitirmek ve o kararı hemen yazıya dökmek.

Bir de şunu fark ettim: bazı toplantıların toplantı olması gerekmiyor. Birkaç satırlık yazılı bir güncelleme aynı bilgiyi daha kısa sürede veriyor ve dikkat dağılsa bile geri dönüp okunabiliyor.

Toplantılar DEHB ile hiçbir zaman kolay olmayacak. Kırkıncı dakikada kaybolduğumda artık bunu bir karakter kusuru olarak okumamaya çalışıyorum. Odanın bana ne kadar tutunacak yer verdiğine bakıyorum.