DEHB'de haftalık gözden geçirme

Yeni bir sistem kuruyorum. İlk hafta harika gidiyor. İkinci hafta aksıyor. Üçüncü hafta hatırlamıyorum bile.

Bunu o kadar çok kez yaşadım ki bir ara sorunun sistemlerde olduğunu düşündüm. Yeni defter aldım, yeni uygulama denedim, yeni bir yöntem öğrendim. Her seferinde aynı yerden çöktü.

Sonra şunu gördüm: sistemin sorunu kuruluşunda değildi. Bakımının olmamasındaydı. Kurduğum her şey bakımsız bırakılmış bir makine gibiydi ve ben bozulduğunda tamir etmek yerine yenisini alıyordum.

Sistemler neden çöküyor

Kurulan hiçbir düzen kendi kendini toparlamıyor:

• Liste şişiyor, şiştikçe bakılmıyor
• Takvim gerçeklikten kopuyor ve güvenilmez hale geliyor
• Kağıtlar birikiyor
• Yeni işler eski işlerin üstüne yığılıyor
• Yarım kalan işler unutuluyor

Bunların hepsi normal ve herkeste oluyor. DEHB'deki fark, bakımın kendiliğinden yapılmaması: sistem bozulduğunda bunu fark etmek de ayrı bir dikkat işi. Ben listemin güvenilmez hale geldiğini genelde bir şeyi kaçırdığımda anlıyorum, yani iş işten geçtikten sonra.

Haftalık gözden geçirme, bakımı bir karar olmaktan çıkarıp sabit bir işe çeviriyor.

Sistem kurmak bir günlük iş. Sistemi ayakta tutmak haftalık bir iş ve asıl zor olan ikincisi.

Yarım saatlik bakım

Kontrol listesi kısa ve her hafta aynı olmalı. Beş madde yetiyor.

1. Boşalt. On dakikalık bir beyin boşaltma. Kafanda ne varsa dışarı.

2. Topla. Yapışkan notlar, telefon notları, kağıtlar, e-postada bekleyenler. Hepsini tek listeye taşı. Tek liste kuralı burada devreye giriyor; dağılmış notlar, hiç olmayan notlarla neredeyse aynı şey.

3. Temizle. Listede aylardır duran maddeleri sil. Yapılmayacak bir işi listede tutmak, listeyi güvenilmez kılıyor. Bu bende en zor madde, çünkü silmek “bunu yapmayacağım” demek anlamına geliyor ve o cümleyi kurmak canımı acıtıyor. Yine de kurmak gerekiyor; yoksa liste bir arşive dönüşüyor.

4. Takvime bak. Geçen haftada ne oldu, gelen haftada ne var. Randevular, teslimler, hazırlık gerektirenler. Geriye bakmayı uzun süre atlardım; oysa asıl sürpriz orada çıkıyor, çünkü hazırlık isteyen işler genelde takvimde görünmüyor.

5. Üç öncelik seç. Gelecek hafta için üç madde. Daha fazlası bende tutmuyor. Sözlükte üç öncelik diye geçiyor.

Bu kadar. Yarım saati geçtiği anda yapılmayan bir ritüele dönüşüyor.

Yapılabilir kılmak

Sabit gün ve saat. Cuma öğleden sonra, pazar akşamı. Hangi zaman olduğu önemsiz, sabit olması belirleyici. Gollwitzer ve Sheeran'ın (2006) meta analizi, “ne zaman ve nerede” belirlenmiş planların belirgin biçimde daha çok uygulandığını gösteriyor.

Aynı yerde yapmak. Wood ve Rünger'in (2016) alışkanlık çerçevesine göre davranışın aynı bağlama bağlanması otomatikleşmeyi hızlandırıyor. Aynı kafe, aynı masa, aynı sandalye.

Kontrol listesini yazıp önüne koymak. Ezberden yapılan gözden geçirme eksik kalıyor. Yazılı liste, her hafta aynı şeyin yapılmasını sağlıyor ve düşünmeyi ortadan kaldırıyor.

Bir şeyle ödüllendirmek. Yalnızca o sırada içtiğin bir kahve, dinlediğin bir albüm. Ödül eşleştirme bu tür sıkıcı ama gerekli işlerde en çok işe yarayan şey.

Gözden geçirmeyi bozan şeyler

Kendi başarısızlıklarımdan çıkardığım kısa bir liste. Bunların hepsini yaptım ve hepsi sistemi öldürdü.

Listeyi yeniden tasarlamaya girişmek. Oturuyorum, listeyi gözden geçireceğim, sonra kendimi listenin biçimini değiştirirken buluyorum. İki saat sonra elimde güzel bir şablon var ve tek bir madde bile gözden geçirilmemiş.

Gözden geçirmeyi çalışma seansına çevirmek. Listeye bakarken küçük bir işi görüp yapmaya başlıyorum. Sonra ikincisini. Bakım bitmeden çalışma başlıyor ve bakım hiç bitmiyor. Şimdi kural şu: bakım sırasında hiçbir iş yapılmıyor, yalnızca yazılıyor.

Geçmiş haftayı yargılamak. “Bunu neden yapmadım” sorusu bakımı bir muhasebeye çeviriyor. Muhasebe canımı sıkıyor ve canım sıkılınca bir dahaki hafta oturmuyorum. Artık tek soru şu: bu madde hala geçerli mi?

Çok uzun tutmak. Bir saat süren bakım, bir sonraki hafta yapılmıyor. Yarım saat tam olarak katlanabildiğim süre ve bunu deneyerek buldum.

Bu dördünü fark etmek, yöntemi öğrenmekten daha çok işe yaradı. Çünkü yöntemi zaten biliyordum; bozulma noktalarını bilmiyordum.

Neden bu kadar işe yarıyor

Solanto ve arkadaşlarının (2010) yetişkin DEHB'de yürüttüğü çalışma, planlama ve öz izleme becerilerini hedefleyen yapılandırılmış bir programın dikkatsizlik belirtileri üzerinde anlamlı etkisi olduğunu gösteriyor. Haftalık gözden geçirme tam olarak bu iki beceriyi düzenli çalıştırıyor.

Bir de daha az konuşulan bir faydası var: kendi haftanı görmek. Zamanı hissetmekte zorlanan biri için haftalar birbirine karışıyor ve “hiçbir şey yapamadım” hissi yerleşiyor. Geçen haftaya bakmak bu hissi çoğu zaman yalanlıyor.

Bunu ilk yaptığımda şaşırdım. Kendime dair hikayem “bu hafta da bir şey yapamadım” idi. Takvime bakınca üç toplantı, iki teslim ve bir sürü küçük iş görünüyordu. Hikaye yanlıştı, ama hikayeyi düzeltecek bir kanıt hiç toplamamıştım.

Aylık ve mevsimlik sürümü

Aynı mantığın daha uzun aralıklı halleri de var:

• Ayda bir: Abonelikler, harcamalar, reçete ve randevu takibi, ertelenmiş işler. Ayda bir bakılmadığında bunlar sessizce birikiyor.
• Üç ayda bir: Ne çalıştı, ne çalışmadı. Bırakılan sistemleri gözden geçirmek ve hala ihtiyaç duyulanları geri açmak.

Bunlar zorunlu olmuyor. Haftalık olan çalışıyorsa diğerleri kendiliğinden kolaylaşıyor. Ben üç aylıkta genelde bir şey fark ediyorum: bıraktığım sistemlerin çoğunu kötü oldukları için değil, bakım günü olmadığı için bırakmışım.

Bunu kurmak bende neden zaman aldı

Dürüst olayım: bu yazıdaki en zor kısım yöntemi anlatmak değil, yöntemi sürdürmenin neden zor olduğunu kabul etmek.

Haftalık bakım hiçbir şey üretmiyor. Sonunda elinde yeni bir iş olmuyor, kimse fark etmiyor, tatmin vermiyor. Ödülü uzakta olan bir işi düzenli yapmak ise DEHB'de en zorlandığım şeylerden biri.

Bende işe yarayan tek şey onu üretkenlikle ilişkilendirmeyi bırakmak oldu. Şimdi onu diş fırçalamak gibi düşünüyorum. Keyifli olması gerekmiyor, sonucunun hissedilmesi gerekmiyor. Yapılması yetiyor.

Sistemlerin neden çöktüğü konusunu ya hep ya hiç düşüncesi yazısında, sürekli yeni araç arama halini ise uygulama avcılığı yazısında ele aldım.

Bir pazar akşamı bunu nasıl kurduğumu günlükte yazdım: Güzel bir hafta başlayacak.