DEHB ve açık ofis: gürültünün ortasında odaklanmak

Açık ofiste beni en çok yoran ses, yan masada alçak sesle yapılan ve her kelimesi anlaşılan bir konuşma.

Bir makineyi, klimayı, uzaktaki uğultuyu bir süre sonra duymamaya başlıyorum. Anlaşılır bir cümleyi duymamak ise elimde olmuyor. Zihnim onu takip ediyor, cümlenin sonunu bekliyor, bazen konuşmaya içimden katılıyor. Bu arada önümdeki raporun aynı paragrafını üçüncü kez okuyorum.

Duyusal yüklenmenin genel tablosunu duyusal aşırı yüklenme yazısında anlatmıştım. Burada açık ofis düzeninin kendisine ve o düzende çalışmayı biraz daha mümkün kılan şeylere bakıyorum.

Açık ofis vaat ettiğini veriyor mu

Açık ofisin arkasındaki fikir iyi niyetli: duvarlar kalkarsa insanlar daha çok konuşur, daha çok iş birliği yapar.

İki şirket merkezinin daha açık bir düzene geçişini giyilebilir cihazlarla ve elektronik iletişim verileriyle izleyen bir çalışma tam tersini buldu. Yüz yüze etkileşim her iki yerde de kabaca yüzde 70 azaldı, buna karşılık e-posta ve anlık mesajlaşma arttı (Bernstein ve Turban, 2018). Duvarlar kalkınca insanlar yüz yüze konuşmak yerine yazışmaya yönelmişti.

Çalışanların memnuniyetine bakan geniş bir analiz de benzer bir dengeyi gösteriyor: açık düzenin getirdiği iletişim kolaylığının faydası, artan gürültünün ve azalan mahremiyetin bedelinden daha küçük çıktı (Kim ve de Dear, 2013).

Bu bulgular genel çalışan nüfusundan geliyor, DEHB'ye özgü bir iddiaları yok. Ama herkes için pahalı olan bir ortamın, dikkati zaten zorlanan biri için ne kadar pahalı olabileceğini düşündürüyor.

Gürültünün ölçülebilir bedeli

Açık ofis gürültüsünün etkisini laboratuvarda sınayan bir çalışmada katılımcılar, benzetilmiş bir açık ofiste iki saat boyunca çalışma belleği gerektiren görevler yapmış. Yüksek gürültü koşulunda, düşük gürültüye göre daha az kelime hatırlamışlar, kendilerini daha yorgun hissetmişler ve işe karşı motivasyonları düşmüş (Jahncke ve ark., 2011).

Çalışma kırk yedi öğrenciyle yapılmış ve DEHB'ye odaklanmıyor. Yine de bulgunun işaret ettiği yer tanıdık: gürültünün vurduğu yerlerden biri çalışma belleği. DEHB'de en çok zorlanan işlevlerden biri de tam orası.

Açık ofis herkesten bir dikkat vergisi alıyor. DEHB'de bu vergi daha yüksek kesiliyor.

DEHB'de tablo neden daha ağır olabilir

Bu bölümde deneyimle literatürün buluştuğu yere bakıyorum; kesin bir bulgu iddiam yok.

Ayıklama zorlanıyor. Seçici dikkat, yani önemli olanı tutup önemsizi dışarıda bırakma yetisi, DEHB'de zorlanan işlevlerden biri. Açık ofis bu işlevi bütün gün çalıştırıyor.

Kesinti zinciri. Açık ofiste kesintinin sesten başka biçimleri de var: masanın yanından geçen biri, "bir saniye bakabilir misin" diye gelen bir iş arkadaşı, ekranında bir şey gösteren bir başkası. Kesintiye uğrayan çalışma üzerine yapılan bir deneyde insanlar kesintiye uğrayan işi daha hızlı bitirmiş ve kalite değişmemiş; bunun bedeli ise daha fazla stres, hayal kırıklığı, zaman baskısı ve çaba olmuş (Mark ve ark., 2008). Kesintiyi hızlanarak telafi ediyoruz, faturayı bedenimiz ödüyor.

Geri dönüş pahalı. Kesintiden sonra işe dönmek DEHB'de ayrıca zor. Zihnin bir parçası kesintide kalıyor. Sözlükte dikkat kalıntısı. Bir günde yirmi kesinti, yirmi kez yeniden başlamak demek.

Görsel hareket. Ses kadar konuşulmayan bir şey. Göz ucunda sürekli hareket eden insanlar dikkati sessizce çekiyor.

Sessizlik de her zaman çözüm olmayabilir

Burada bir parantez açmam gerekiyor. Tamamen sessiz bir oda da bazı DEHB'li kişilerde odağı kolaylaştırmıyor. Bazılarımız hafif ve anlamsız bir arka plan sesiyle daha iyi çalışıyor. Beyaz gürültüyle ilgili bulguları ve sınırlarını müzik odaklanmaya yardım eder mi yazısında ele almıştım.

Bu yüzden açık ofisteki sorunu yalnızca "fazla ses" diye tanımlamak eksik kalıyor. Asıl mesele sesin türü ve kontrolün kimde olduğu. Kendi seçtiğin bir arka plan sesi ile yan masadaki anlaşılır bir telefon görüşmesi aynı yükseklikte olsa bile aynı etkiyi yapmıyor.

Masanın çevresini kurmak

Açık ofisin mimarisini değiştirmek çoğu zaman elimizde olmuyor. Masanın çevresindeki küçük alan ise biraz daha elimizde. Denemeye değer bulduğum şeyler:

Görsel alanı sadeleştir. Mümkünse insanların arkandan ya da göz hizandan sürekli geçmediği bir masa seç ya da iste. Görsel kesintiyi azaltmak, sesi azaltmaktan daha kolay olabiliyor.

Kulaklığı bir işaret olarak kullan. Gürültü engelleyen kulaklık, sesi kesmenin yanında çevreye "şu an odaktayım" mesajı da veriyor. Bunu açıkça konuşmak işe yarıyor: "Kulaklığım takılıysa, acil değilse mesaj atar mısınız?"

Odak saati konusunda anlaşmak. Günün belirli bir aralığını, birlikte çalıştığın kişilerle anlaşarak kesintisiz çalışma zamanı olarak ayırmak. Tek başına ilan edilen odak saati kolay delinir; üzerinde uzlaşılanı korumak daha kolay.

Boş odayı ayırmak. Toplantı odası boşsa, yoğun odak gerektiren iş için birkaç saatliğine oraya geçmek. Bunu toplantı gibi takvime koymak kimsenin sorgulamamasını sağlıyor.

Kesinti notu. Biri geldiğinde işi bırakmadan önce tek satır yazmak: nerede kaldım, sıradaki adım ne. Geri döndüğünde başlangıç noktası hazır oluyor.

Kafede odaklanıp ofiste odaklanamamak

Beni uzun süre şaşırtan bir çelişki vardı. Kalabalık bir kafede saatlerce çalışabiliyorum ama sessize yakın bir açık ofiste bir paragrafı bitiremiyorum. Dışarıdan bakınca mantıksız görünüyor, çünkü kafe daha gürültülü.

Bugün bu farkı birkaç şeyle açıklıyorum. Bunlar araştırma bulgusu değil, kendi deneyimimden çıkardığım gözlemler.

Kafedeki ses anlamsız bir uğultu. Aynı anda konuşan onlarca kişinin sesi birbirine karışıyor ve tek bir cümle öne çıkmıyor. Ofiste ise genelde iki üç kişi konuşuyor ve her kelime anlaşılıyor.

Kafede kimse beni tanımıyor. Adımın söylenme ihtimali yok, bana soru sorulmayacak, yanıma gelen olmayacak. Ofiste her ses potansiyel olarak benimle ilgili. Zihnim o yüzden her konuşmayı yarım kulakla takip ediyor.

Kafede kontrol bende. Sıkılınca kalkıp gidebiliyorum, masamı değiştirebiliyorum. Ofiste masam sabit ve ortamı değiştirme hakkım sınırlı.

Kafede kimseye bir şey göstermek zorunda değilim. Çalışıyor görünme baskısı yok. Ofiste başkalarının varlığı bazen eşlikçi bir etki yapıyor, bazen de sürekli izlenme hissine dönüşüyor.

Bu ayrım bana açık ofiste ne aramam gerektiğini gösterdi: tamamen sessizliği değil, anlaşılır konuşmadan ve bana yönelebilecek dikkatten korunmayı.

Günü sese göre planlamak

Açık ofisin sesi gün içinde aynı kalmıyor. Sabahın ilk saatleri, öğle arası ve mesainin son saati genelde daha sessiz; toplantı çıkışları ve öğleden sonranın ortası daha kalabalık.

Denemeye değer bulduğum yaklaşım, işleri bu ritme göre dağıtmak. Yoğun odak gerektiren işleri ofisin en sessiz saatlerine, telefon görüşmelerini, e-postaları ve rutin işleri en gürültülü saatlere koymak. Gürültüyle savaşmak yerine gürültünün zaten zorlaştırmadığı işleri o saate yerleştirmek.

Bir de gün içinde birkaç kez gürültüden tamamen çıkmak işe yarıyor. Beş dakika dışarı çıkmak, merdivenlerden inip çıkmak, sessiz bir koridorda yürümek. Bu kısa çıkışlar birikmiş yükü biraz boşaltıyor ve öğleden sonra dikkatin tamamen dağılmasını geciktiriyor.

İstemek

Bunların bir kısmı için izin, bir kısmı için yalnızca bir konuşma gerekiyor. Tanını açmadan da isteyebilirsin: "Sessiz bir köşede daha verimli çalışıyorum" cümlesi herhangi bir tanı gerektirmiyor. Hangi düzenlemelerin istenebileceğini ve tanıyı açma kararını iş hayatında DEHB yazısında toplamıştım.

Talebi bir deneme olarak sunmak da işi kolaylaştırıyor. "İki hafta boyunca sabahları şu köşede çalışmayı deneyeyim, sonra işlerin nasıl gittiğine birlikte bakalım" cümlesi karşı taraftan kalıcı bir karar istemiyor. Deneme sonunda somut bir farkı gösterebildiğinde, düzenlemeyi sürdürmek bir ricadan çok bir iş kararına dönüşüyor.

Açık ofiste zorlanmak kalabalıkla baş edemediğin anlamına gelmiyor. Çoğu zaman yalnızca dikkatinin, herkesin sesini aynı anda taşımak için yapılmadığını gösteriyor.